有效期限是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要標(biāo)志之一，因而超過有效期限的檔案是沒有任何價(jià)值的，需要經(jīng)常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對檔案的儲存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。 鑒于這種現(xiàn)狀，檔案管理的技術(shù)升級與改造迫在眉睫。對此上海營信公司小編為大家介紹：作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID（無線射頻識別技術(shù)）技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理的自動(dòng)化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優(yōu)越性。
一、 工業(yè)識別RFID檔案管理系統(tǒng)功能
1.檔案入館
新的檔案入館前，首先要根據(jù)檔案的類別、年份和密級等相關(guān)信息對新建檔案進(jìn)行編目，并通過終端管理器寫入RFID標(biāo)簽，生成的電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)被傳送到中心數(shù)據(jù)館里以備系統(tǒng)其他模塊調(diào)用。
入館時(shí)，檔案管理信息系統(tǒng)的儲位管理子系統(tǒng)發(fā)出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲位自動(dòng)識別模塊與檔案自動(dòng)識別模塊進(jìn)行檔案盒信息匹配，匹配后由儲位自動(dòng)識別模塊分配該檔案盒的存放儲位，確認(rèn)無誤后，管理員發(fā)出入館確認(rèn)信息，確認(rèn)信息通過計(jì)算機(jī)總線傳遞至該檔案架，儲位指示燈亮起，管理人員將檔案盒放至指示燈所指示的儲位，按下儲位上的確認(rèn)按鈕，指示燈熄滅，確認(rèn)信號反饋回管理系統(tǒng)，入館結(jié)束。全部檔案入館完畢后，在查詢管理子系統(tǒng)中可對已入館的檔案信息進(jìn)行查詢，從而實(shí)現(xiàn)對檔案的可視化、動(dòng)態(tài)化管理。
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2.查閱
在查詢相關(guān)檔案時(shí)，管理員首先通過查詢管理子系統(tǒng)查閱檔案的編目號，系統(tǒng)將根據(jù)編目號提取中心數(shù)據(jù)館里所儲存的數(shù)據(jù)信息，核對無誤后發(fā)出出館指令，儲位管理子系統(tǒng)中的檔案自動(dòng)識別模塊將根據(jù)編目號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發(fā)出出館指令，儲位指示燈亮起。當(dāng)檔案經(jīng)過出館口時(shí)，出館口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統(tǒng)，管理人員再次確認(rèn)所查檔案與所出館檔案一致后確定出館。此時(shí)，系統(tǒng)將記錄下檔案的出館時(shí)間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監(jiān)控模塊將向警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。
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3.歸還
檔案歸還時(shí)，管理員使用RFID讀寫器讀出檔案，檢查借閱人的信息、借閱時(shí)間是否超期，確認(rèn)被借閱的檔案數(shù)據(jù)是否與RFID標(biāo)簽中的信息相同。這個(gè)過程如果如果有問題，系統(tǒng)會進(jìn)入相應(yīng)的處理模塊進(jìn)行處理，沒問題則根據(jù)RFID檔案位置信息送回相應(yīng)的位置。
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4.盤點(diǎn)
由于RFID的使用，盤點(diǎn)檔案變成一項(xiàng)簡單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，RFID閱讀器立即獲取對檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲位信息，并自動(dòng)返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)館中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。
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