經(jīng)過歷史實(shí)踐證明，紙質(zhì)檔案在解決各種復(fù)雜的社會矛盾和各類案件中具有不可替代的證明作用，在某種程度上具備法律效力。從實(shí)際應(yīng)用角度來講，紙質(zhì)文件其可依據(jù)性和可考性是任何模式的文件形式所不能同類而語的。尤其是手寫原稿類文件，被篡改的幾率大大低于電子輸入類文檔。而電子檔案是將檔案內(nèi)容以數(shù)據(jù)形式存在電腦光盤上，由于其具有不穩(wěn)定性，所以電子檔案容易被刪改或復(fù)制以及電腦病毒的侵害，導(dǎo)致證據(jù)文件丟失的可能。紙化文檔在相當(dāng)歷史時期內(nèi)不可取代，今日上海營信小編為讀者朋友們介紹RFID信息化檔案管理解決方案。
一、檔案管理的現(xiàn)狀與問題
1.檔案入庫流程繁瑣且低效
傳統(tǒng)的管理方式，檔案入館后先進(jìn)行分類、排序，并裝訂，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種傳統(tǒng)管理方式耗費(fèi)大量人工和時間，手工處理方式使得管理流程繁瑣且低效。
2.檔案存放次序較易被打亂
檔案管理一般都按分類存放，但在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和不可避免的人為疏忽錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，檔案存放變得越來越無序。
3.檔案查閱耗時長
隨著檔案規(guī)模與種類越來越龐大，檔案查找日漸困難。一旦所需查找的檔案沒有按規(guī)定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。
4.檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)
由于檔案數(shù)量眾多且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，一般盤點(diǎn)只能清點(diǎn)到檔案盒的數(shù)量，如果需要盤點(diǎn)完整的檔案材料信息，只能靠人工識別并記錄，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。
二、RFID信息化檔案管理解決方案應(yīng)用實(shí)施
· 電子標(biāo)簽選擇
一般來說，檔案庫房的面積較小，可選擇高頻或超高頻(HF/UHF)頻段的讀寫器和無源電子標(biāo)簽。RFID標(biāo)簽根據(jù)用途不同可以分為檔案標(biāo)簽和儲位標(biāo)簽。
· 標(biāo)簽信息項(xiàng)的設(shè)定
檔案標(biāo)簽上儲存的信息項(xiàng)包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。
庫位標(biāo)簽上儲存的信息項(xiàng)包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區(qū)間及數(shù)量。
相關(guān)解決方案：RFID智能書架管理系統(tǒng)
· 標(biāo)簽安裝
將檔案電子標(biāo)簽封成卡狀或不干膠紙質(zhì)，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質(zhì)材質(zhì)，利于RFID標(biāo)簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環(huán)使用從而降低儲存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內(nèi)放置少量干燥劑。
而儲位標(biāo)簽在儲位不需要調(diào)整或者標(biāo)簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲位標(biāo)簽直接安裝在儲位正下方的支撐橫梁上。
· 固定RFID閱讀器安裝
在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，固定閱讀器通過有線或無線網(wǎng)絡(luò)的方式將信息實(shí)時上傳至后臺服務(wù)器。
· 移動RFID手持閱讀器的使用
用于檔案資料盤點(diǎn)、順架清理。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案順架盤點(diǎn)。
相關(guān)RFID產(chǎn)品介紹：
RFID高頻18000-3 Mode3 EPC Class-1協(xié)議讀寫器HR3768，針對娛樂行業(yè)機(jī)要文件管理、印鑒卡管理、合格證管理等標(biāo)簽重疊密集快速識別場合開發(fā)，典型標(biāo)簽處理速度超過200張/秒，射頻輸出功率0.5-7W可軟件調(diào)節(jié)，有效距離達(dá)至90cm以上，可廣泛用于檔案管理，印鑒卡管理、汽車合格證管理、娛樂行業(yè)機(jī)要文件管理、證照管理、生物血樣采集卡管理等RFID標(biāo)簽重疊識別應(yīng)用領(lǐng)域。
RFID高頻18000-3 Mode3協(xié)議讀寫器HR3768
RFID高頻18000-3
Mode3 EPC
Class-1協(xié)議電子標(biāo)簽讀寫器HR3728，針對檔案管理、證照管理、機(jī)要文件管理等標(biāo)簽重疊密集快速識別場合開發(fā)，結(jié)合專有電子標(biāo)簽解碼核心與處理算法，典型標(biāo)簽處理速度超過200張/秒，射頻輸出功率0.5-7W可軟件調(diào)節(jié)，有效距離達(dá)至90cm以上，可廣泛用于檔案管理，證照管理、汽車合格證管理、娛樂行業(yè)機(jī)要文件管理、智能文件柜、生物血樣采集卡管理等RFID標(biāo)簽重疊識別應(yīng)用領(lǐng)域。
RFID高頻18000-3 Mode3協(xié)議讀寫器HR3728
RFID高頻智能展示柜屏蔽天線HA4232，是一款高性能的50Ω標(biāo)準(zhǔn)阻抗13.56MHz高頻金屬屏蔽天線，標(biāo)準(zhǔn)SMA接口支持最高6W功率的ISO/IEC15693、ISO 18000-3 Mode1協(xié)議電子標(biāo)簽讀寫器，感應(yīng)距離可達(dá)55cm。廣泛應(yīng)用于餐飲管理(智盤)、自助借還書機(jī)、圖書分揀線、生產(chǎn)線管理、機(jī)要文件識別、珠寶管理、新零售、微型圖書館、漂流書柜、檔案管理、證照管理、智能試劑柜、實(shí)驗(yàn)臺試劑管理、智能展示柜、柜臺商品展示管理、憑證印鑒卡管理、醫(yī)療高值耗材管理等多種無線射頻識別（RFID）系統(tǒng)。
三、RFID信息化檔案管理解決方案達(dá)到的成果
安全控制
實(shí)現(xiàn)了檔案出入庫的安全控制，解決了檔案隨意進(jìn)出庫房的問題。對于每次檔案進(jìn)出的合法狀態(tài)，帶出人員進(jìn)行記錄。
檔案查找
對于放置錯誤的整本檔案，通過手持機(jī)進(jìn)行排架定位，確定以格為單位的最小搜索范圍。
檔案追溯
可對每一卷檔案出入庫數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘與分析，并配合大屏實(shí)時顯示檔案追溯列表。每本檔案何時出庫，何時入庫等情況一目了然，做到庫房監(jiān)控全方位。
檔案清點(diǎn)
解決了傳統(tǒng)人工檔案盤點(diǎn)不清，檔案存放位置易出錯的難題，實(shí)現(xiàn)快速自動化的盤點(diǎn)技術(shù)，大大節(jié)省了人力物力。
當(dāng)前，RFID射頻識別技術(shù)日臻成熟，正被廣泛應(yīng)用于社會各個領(lǐng)域，愈來愈顯示出這一高新技術(shù)的顯著作用，由于RFID的使用，盤點(diǎn)檔案變成一項(xiàng)簡單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進(jìn)行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點(diǎn)。感興趣的讀者朋友歡迎咨詢上海營信了解更多詳情應(yīng)用。
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